Características del Asistente Ejecutivo

Dentro de la clasificación de las características de los asistentes ejecutivos tenemos:

 

A. Conocimientos técnicos:

 

1. Computación:

 

Es más que importante saber dominar la computadora y sus derivados, especialmente los programas de Microsoft y el manejo de la búsqueda en Internet.

 

2. Lenguas extranjeras:

 

Sin duda el dominio de otras lenguas como el Inglés o Japonés nos abrirán oportunidades debido al crecimiento de empresas multinacionales en Panamá.

 

3. Cálculo y Contabilidad:

 

Se requiere que el Asistente ejecutivo tenga conocimientos avanzados de Contabilidad, Finanzas, que domine los Estados Financieros y sepa de qué se trata todo el ciclo contable.

 

4. Técnicas de conservación de documentos:

 

Se debe aplicar el manejo eficiente de archivos tanto manuales como electrónicos.

 

5. Marketing:

 

El asistente debe ser capaz de manejar términos de mercadotecnia como mercado meta, cliente, segmentación de mercado, bienes duraderos y no duraderos.

 

6. Organización de la empresa y Economía:

 

A nivel organizacional se debe aplicar los conocimientos acerca de crecimiento económico y productividad y su impacto en las operaciones diarias del negocio.

B. Cualidades Humanas y éticas:

Puntualidad	Adaptabilidad	Buena educación
Paciencia	Estabilidad emocional	Orden y pulcritud
Interés y Dinamismo	Eficacia	Tenacidad y seguridad
Inteligencia y memoria	Capacidad de atención	Dotes de organización
Iniciativa	Previsión	Sinceridad y lealtad
Honestidad	Imparcialidad	Modestia

Todas estas cualidades deben complementarse unas a otra si queremos ser exitosos en el mundo empresarial. Para ser eficaces, debemos ser puntuales, sabernos adaptar a las circunstancias y tener dotes de organización. En otro caso, nuestros modales reflejan nuestra personalidad, es decir, que al ser modestos, sinceros, leales y equilibrados emocionalmente proyectaremos una buena imagen y así mismo una personalidad sana.

C. Aspecto Personal: (Vestuario, modales, imagen)

Este video explica como un asistente ejecutivo (en este femenino) debe vestir, su postura y gestos deben ir acorde a su profesión.

D. Relaciones Sociales:

1. Respeto: Es un elemento clave si se quiere recibir el mismo trato. El respeto se debe ganar.

 

2. Seriedad y discreción: Indica tu nivel de discreción y confidencialidad en tu trabajo.

 

3. Tacto: Implica ser asertivo y saber decir las cosas en el momento adecuado y de la forma correcta.

 

4. Colaboración: Implica cooperar en tareas, aunque no se hayan ordenado, lo que suma puntos a la iniciativa.

 

5. Cordialidad: Se refiere a la cortesía y buen trato que debe imperar en todo momento.

El Asistente Ejecutivo en las empresas modernas y sus funciones.

Los asistentes ejecutivos en el orden administrativo son los que ayudan a los profesionales de nivel ejecutivo superior tales como directores, supervisores y vicepresidentes en tareas básicas de la oficina. Además aparte de limitarse sólo a realizar las tareas, debe ser capaz también de pensar estratégicamente y ofrecer soluciones ante cualquier situación.

 

 

 

  

                                                                   

Deberes de un asistente ejecutivo:

 

1. Ofrecer apoyo administrativo básico.

2. Responder y dirigir llamadas telefónicas.

3. Abrir y distribuir correspondencia.

4. Planificar, archivar y solicitar suministros de oficina.

5. Crear materiales de marketing.

 

Habilidades de un asistente ejecutivo:

 

1. Tener conocimiento y experiencia en procedimientos administrativos.

2. Servicio al cliente.

3. Comunicación oral y escrita eficiente.

4. Solución de conflictos.

 

El Asistente Ejecutivo (Diferencias con secretaria Tradicional y Asistente de Negocio)

En este cuadro se puede observar las diferencias entre el Asistente ejecutivo con el de negocios y la secretaria tradicional:

Video: Experiencia de una joven como asistente ejecutiva (bilingüe)

El Rol Profesional

En el cuadro mostrado explico las actitudes del rol profesional de un asistente ejecutivo.

Este segundo cuadro explica las aptitudes del rol profesional del asistente ejecutivo.

e. Impacto de la imagen personal y profesional: Escrito, oral, corporal

La imagen personal y profesional incluye la percepción y acciones que se tienen por parte de sus grupos objetivos como consecuencia de los objetivos que emana de las diferentes actividades profesionales.

 

1. La imagen oral:

 

Es necesario saber comunicarse de manera efectiva en la organización; es imperante desde luego seguir estos consejos para desarrollar un buen estilo de comunicación oral:

 

• Emplee claridad, cohesión y brevedad en sus palabras.
• Deje hablar a los otros y aprenda a escuchar.
• No caiga en la tentación de la crítica.
• Previamente se debe planificar lo que se va a comunicar.
• Evite las muletillas (eh), coloquialismos y clichés.
• Evite abordar temas polémicos como religión y sexo.
  

  

  
  

 

2. La imagen profesional escrita:

 

La escritura en los profesionales es la prueba de su intelecto y cultura y sobre como manejan las distintas actividades.

Para lograr un excelente desarrollo de la comunicación escrita se debe:

 

• Leer mucho y de temas variados.
• Tomar en cuenta la gramática y la semántica.
• Emplee la concisión y brevedad en las correspondencias.
• Leer y leer lo que hemos escrito y prestar atención a los finales de las oraciones

 

3. Imagen Corporal:

 

El lenguaje corporal es el atajo al corazón, porque el cuerpo no sabe mentir. Se debe prestar gran atención a los detalles, ya que debe haber coherencia entre lo que eres y lo que exteriorizas.

 

• Caminado: Para transmitir positividad y confianza, camina con la espalda erguida y la cabeza alta.
• Saludo: Mirando a los ojos de la persona, estrecharás la mano de manera breve y firme.
• Contacto visual: El contacto visual es un puente de comunicación con el otro. A través de éste incluyes al otro en tu palabra.
• Conducta táctil: Por otro lado, no debes tocarte a ti mismo; no te peines, no te rasques, no te lleves las manos a la cara; el entrevistador tendrá la impresión de que intentas engañarlo

Sonríe. La sonrisa es el medio más importante para transmitir confianza y tiene el efecto de disminuir la adrenalina (nervios).

 

 

 

 

 

 

 

 

Transmisores - Cultura Empresarial

Los transmisores son la guía o canal por medio de la cual la empresa proyecta su imagen, primordialmente sus productos y servicios.

Las más comunes son:

1. Publicidad exterior: 

Se utilizan lugares públicos para promocionar y va dirigido a un determinado público o audiencia. Las formas más utilizadas son: vallas publicitarias, carteles y banderolas, y que como complemento utilizan los medios de comunicación.

2. Publicidad directa:

Es toda aquella que busca unos resultados directos, rápidos, incitando al público a consumir o a tener el

deseo de ello. La publicidad directa tiene un bajo coste por impacto y los presupuestos son aptos para cualquier tipo de anunciante.

Ejemplos:

• Publicidad enviada por correo postal.
• Buzoneo
• Reparto de folletos o volantes de publicidad.
• Ventas por correo.

3. Publicidad en el lugar de venta / Punto de venta:

Abarca expositores, carteles y displaces y demás que son portadores de mensajes publicitarios y están colocados en un punto de venta. Buscan favorecer la venta de productos publicitados, llamando la atención del cliente que se encuentra en el establecimiento comercial.

Imagen de la empresa

Es la forma en que se le comunica al cliente lo que ofrecemos, lo que somos y lo que queremos ser como empresa. Comunicar todo esto correctamente es crucial para un negocio que desea crecer.

El “mercadeo” de cualquier negocio empieza con su primer cliente y generalmente los primeros clientes compran el producto o servicio porque conocen a la PERSONA que está detrás del negocio. Esa persona ya tiene una “imagen” frente al comprador, por lo tanto el nombre y el logotipo de la empresa pueden ser menos importantes.

Importancia de la imagen:

• Que sea fácil de recordar por los clientes.
• Que tenga alguna relación con el servicio o producto a ofrecer.
• Que ayude a diferenciar el negocio de sus competidores.
• Sea cuidadoso con el “suena parecido a…” porque sí importa.

Video explicativo de la importancia de la imagen corporativa:                                                                           

Características de un buen colaborador II parte

6. Capacidad y ganas de aprender:

El colaborador debe tener una visión personal y ser exigente consigo mismo, tratando de aprender cosas nuevas cada día. La lucha por unas metas difíciles requiere un nivel de excelencia en el trabajo que tan sólo se consigue con un alto nivel de exigencia.

Si el líder fuera exigente con sus empleados pero no consigo mismo no sería un líder, sería un déspota que pondría a toda la organización en su contra. 

7. Espíritu positivo:

Es la actitud intrínseca más importante y  que se debe desarrollar sobre todo en las dificultades. Debemos confiar en nuestras capacidades, sacar provecho a las situaciones adversas y no creer en falsas realidades.

 

8. Ser generador de un buen clima organizacional:

Es decir, que debe contagiar entusiasmo a su alrededor. Lograr que en su ambiente se mantengan buenas relacionales laborales y todos se respeten.

9. Respeto a los demás:

Es una de las características más valiosas. Requiere reciprocidad de ambas partes; respeto para que me respeten.

Características de un buen colaborador

"Siempre que te pregunten si puedes hacer un trabajo, contesta que sí y ponte enseguida a aprender cómo se hace".

Franklin Delano Roosevelt

Dentro de las principales características que  distinguen a un buen colaborador del que no, tenemos:

1. Visión global del trabajo: 

El líder se caracteriza por su visión a largo plazo, por adelantarse a los acontecimientos, por anticipar los problemas y detectar oportunidades mucho antes que los demás. El líder no se contenta con lo que hay, es una persona inconformista, creativa, que le gusta ir por delante. 

2. Sentido común:

El colaborador eficiente debe seguir su instinto y capacidad de raciocinio, saber cuándo algo está bien o mal, y prestar atención a las conductas de los otros.

3. Compromiso con el trabajo:

Tiene que ser una persona de palabra: lo que promete lo cumple. Es la única forma de que el equipo tenga una confianza ciega en él. 

4. Polivalencia:

Indica la necesidad de hacer un trabajo que normalmente no se hace o no le corresponde. Esta práctica puede resultar beneficiosa tanto para el trabajador como para la empresa. Esto puede llevar al trabajador a ascender en la empresa, si cumple a cabalidad con el trabajo que se le ordene.

5. Lealtad:

Unos elevados valores éticos son fundamentales para que el colaborador se mantenga en el tiempo y no se trate de un simple “bluff” pasajero.

El equipo tiene que tener confianza plena en usted, tiene que estar absolutamente convencido que va a actuar honestamente y no le va a dejar en la estacada.

Si los subordinados detectan que no juega limpio y que tan sólo le preocupan sus propios intereses, perderán su confianza en él, proceso que una vez iniciado es muy difícil de parar.

Liderazgo y trabajo en equipo

Las organizaciones de hoy en día experimentan diversas transformaciones aceleradas, por lo que la naturaleza del trabajo cambia y es necesaria la ayuda de un líder en el trabajo en equipo.

La acción del líder se basa en guiar a las demás subunidades a la realización de las metas propuestas por la organización , y a su vez evaluar el progreso.

Por trabajo de equipo se entiende "Número reducido de personas con capacidades complementarias, comprometidas con un propósito, un objetivo de trabajo y un planeamiento comunes y con responsabilidad mutua compartida". (Katzenbach). El trabajo en equipo permite que se tengan más habilidades manuales, más capacidad de raciocinio, tolerancia y respeto, así mismo una motivación por parte del grupo.

 Generalmente los líderes buscan la sinergia por parte del grupo, es decir, todo lo  que es más la suma de las partes y se espera un resultado positivo. Por último el lema a seguir siempre es: "uno para todos y todos para uno".

Definición de cultura empresarial

La Cultura Empresarial es adaptarse a un mundo económico global, competitivo, cambiante y abierto. es lo que identifica la forma de ser de un empresa y se manifiesta en las formas de actuación ante los problemas y oportunidades de gestión y adaptación a los cambios y requerimientos de orden exterior e interior, que son interiorizados en forma de creencias y talantes colectivos que se trasmiten y se enseñan a los nuevos miembros como una manera de pensar, vivir y actuar.

¿Cómo se expresa la cultura empresarial?

• En el sentido de pertenencia
• En la capacidad flexible de consensuar metas comunes
• En la gestión integral de la empresa con sus objetivos estratégicos 
• En los criterios de evaluación de la medida de los resultados. 

Video de Cultura empresarial / organizacional